Działalność archiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji prowadzi sieć archiwów, w których częścią składową jest również zasób archiwalny składnicy akt KPP w Mogilnie.
Składnica akt KPP w Mogilnie posiada w swoich zbiorach:
1) materiały archiwalne kategorii A o znaczeniu historycznym przechowywane trwale niepodlegające brakowaniu; dokumentacja ta stanowi część składową narodowego zasobu archiwalnego;
2) materiały niearchiwalne kategorii B stanowiące dokumentację o czasowym krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu.
UDOSTĘPNIANIE AKT
Materiały archiwalne mogą być udostępnione do celów:
- służbowych (uprawnionym podmiotom),
- naukowo-badawczych, publicystycznych i innych jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i jej obywateli.
Dokumentację udostępnia się, jeśli nie zawiera ona wiadomości stanowiących tajemnicę chronioną prawem i nie wymaga ochrony przewidzianej przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742), a ich ujawnienie nie naraża na szkodę interesu Rzeczypospolitej Polskiej.
Udostępnianie materiałów archiwalnych poza resort spraw wewnętrznych i administracji możliwe jest wyłącznie na podstawie pisemnego zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych bądź osób przez niego upoważnionych.
Udostępnianie akt dla celów innych niż naukowo - badawcze wymaga od osoby ubiegającej się o ich udostępnienie wykazania swojego interesu prawnego.
Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego zawierającego:
1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji - jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
3) wskazanie materiałów lub szczegółowe określenie tematu (cezura czasowa, zasięg terytorialny), którego one dotyczą,
4) określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów, w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych zaświadczenie z uczelni.
Wnioski i zapytania o możliwość korzystania z materiałów archiwalnych zgromadzonych w składnicy akt KPP w Mogilnie należy kierować w formie pisemnej na adres:
Zespół ds. Ochrony Informacji Niejawnych
Komenda Powiatowa Policji w Mogilnie
ul. Rynek 6, 88-300 Mogilno
tel. 47 75 272 41
Udostępnianie akt stanowiących dokumentację niearchiwalną następuje poprzez:
1) umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami,
2) przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie,
3) przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt,
4) wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.
Udostępnianie akt stanowiących materiały archiwalne następuje poprzez:
1) umożliwienie zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w pomieszczeniach składnicy akt KPP w Mogilnie,
2) przekazywanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytania albo w postaci reprodukcji materiałów.
Udostępnianie akt:
1) zawierających informacje niejawne - następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych,
2) zawierających informacje publiczne - następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej,
3) zawierających dane osobowe - następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
4) operacyjnych - następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno-rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
Szczegółowe zasady udostępniana materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej określają:
1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity - Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.);
2) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. Nr 196, poz. 1161);
3) zarządzenie nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r.
w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. MSWiA Nr 9, poz. 42);
4) zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95).